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协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

Yesky天极新闻 2018-11-09 14:42 我要吐槽

 李枫到刘一手火锅的时候,已经迟到了15分钟。

  在服务员的指引下找到了预订的包间,推门进去,约好的朋友都到了,还没等李枫说话,爱开玩笑的老刘先说了:“李总,这生意做大了,成大忙人了啊。”

  李枫连忙赔笑说:“抱歉抱歉!今天开会拖堂了,耽搁了。”

  李枫的公司主要面向制造行业提供精密零配件,而所在的xx市又是汽车制造大市,加上李枫的外企经历和技术背景,虽然才创业四年,但公司员工迅速发展到200多人。于是就有投行找了过来,李枫也有继续扩大规模的打算。

  下午的公司内部会议主要讨论下一个战略目标,会议整体进行的比较顺利,毕竟都是跟随李枫创业的老团队,但往往影响心情的,就是一些突如其来的协作问题。

  “小状况”反映出“大问题”

  下午,李枫照例主持会议,讨论未来的发展目标时,大家各抒己见后达成一致,但在进行下周业务讨论时,出现了问题。

  先是销售部的张经理突发去客户现场处理问题零件,赶回来开会时上楼绊了一下,人没事,电脑摔坏了,结果恰好昨晚又在PPT上修正了好几页,但没有及时同步给其他部门。而其实在今天上午采购部、财务部其实在已有的文件上修改了多次,导致开会的时候大家要看的文件版本已经改成了五花八门。

  有家材料供应商临时要求提高单价,采购部林经理过去协商,赶不回来,只能电话会议,也许是手机信号质量不好,时不时传来尖锐的电流声,影响会议气氛,最后只好选择在大家的微信群开会,却发现之前的文档已经失效……

  听了李枫的叙述,朋友就笑着说:“李总,现在都在提倡智能制造,你这看似管理问题,落到根子上可不就是IT工具问题。我们最近也在学习加强这方面呢。”

  李枫点点头,说:“说的是,恰好xx公司的孙总还找我聊呢,回头,不,明天我就跟他联系联系。”

  刚说完,坐在李枫右手边的老同学唐总就接话了:“别提孙总了,人是个好人,但我们公司那套系统就是他接的,不到一年,不好用不说,还老出问题,他们售后三天两头往我们那儿跑,我看都快成驻厂了。我们现在要是多部门协作,就用简单粗暴的方式,网盘协作,大家在同一个文档上编辑,也正在考虑采购远程会议设备,但又觉得孙总给的设备成本有点高……”

  李枫转过头来,求助旁边某跨国零售公司做分区经理的老夏,老夏分析了一下,“你这看起来是IT问题,但其实是管理中的协作问题,很多时候我们不愿意在工具上花费,但事实上,会导致很多员工时间花在无用的地方,耗时耗力,太低效了就像你说的用不同版本的的文档整理数据,所以我建议试试微软的Office 365。”

  “Office?Word、PPT之类的?”李枫有些疑惑。

  “可不止,商业版里面还有很多管理协作工具,估计能解决你的问题。”老夏继续支招,被大家的举杯声打断,李枫的注意力也随之转到了饭桌。

  开启协作“新天地”

  但李枫对老夏说的Office 365上了心,真有那么神奇,自己用了多年怎么全无印象?难道重点在“商业版”?第二天一大早到了公司,李枫准备先去微软官网了解一下情况。

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  进入到微软Office 365的商业版页面,李枫发现即使是商业版也有好几个不同的版本,产品最全的是“商业高级版”,不但有李枫所熟悉的Word、Excel、PowerPoint和Outlook四件套,还有李枫颇感陌生的Exchange、SharePoint和Skype for Business。

  李枫还在外企工作的时候就常用Skype,一拍脑袋,怎么把这个软件给忘记了,用Skype不就能开视频会议了吗?李枫对Office 365有一些信心了。

  不过李枫公司已经购买了一批Office办公软件的授权,再用“商业高级版”是不是有点重复了呢?

  李枫继续研究,不包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook桌面应用(但可以使用移动端和网页版本)的“商业协作版”进入了李枫的视野,遗憾的是“协作版”并不提供试用——好在商业高级版提供,李枫决定先通过它来试用这些协作功能。

  申请试用的过程很简单,填写了常用邮箱和电话号码就可以了,然后进行下一步。

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  虽然李枫对IT技能没什么自信,但在申请试用过程中并没有遇到很难理解的地方,很轻松就申请到了试用名额,然后进行功能设置:

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  李枫并不理解“域”的概念,但微软提供了另一种可选方式,让李枫依旧能够进行下去。下一步是添加使用这些服务的用户邮箱,李枫为张经理等几人各申请一个邮箱。

  正准备下一步时,网管小杨正好路过,李枫赶紧把小杨叫了进来,才知道这就是Exchange提供的邮箱服务——这和其他邮箱服务有什么区别呢?

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  申请过程很简单,一一发给行政陈主管等同事,然后试着用Outlook客户端来收发邮件。重点当然不是收发邮件本身,在小杨的提醒下,李枫很快看到了Outlook的“会议”功能,并尝试向陈主管(Chen Billy)发起一个会议。

  在“新建项目”中选择“会议”,就会发送参与会议的邮件,点击红框中的“Skype会议”就会自动进行Skype视频会议(Skype for Business软件已装好)。

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  默认设置了会议开始前15分钟提醒,在即将开始会议前,电脑右下角会自动弹窗提醒会议即将开始。妥了!这把邮件、Skype和日程安排结合上了,“套件”的威力初显。

  点击“联机加入”,就能直接加入会议,微软提供了两种方式进行Skype会议:Skype for Business软件,或者Web版(也就是网页版)。

  如果没有安装Skype for Business软件,只需要安装一个浏览器插件即可利用Web页面进行视频会议;如果需要演示PPT的话,则最好安装Skype for Business软件,加入会议时,就会提示可以通过Skype软件加入会议。

  如果要进行视频会议,直接点击Skype会议画面下端最左侧的“摄像机”图标就可以开启电脑/手机的摄像头进行视频会议。

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  更重要的是,同样是点击Skype会议画面下端的(从左至右)第二个按钮则可以选择静音与否;点击第三个按钮则可以共享电脑桌面;第四个按钮中则有共享PPT的功能,以供会议组织者展示,方便参会者更轻松地理解组织者的意图。而且利用Skype视频电话会议,可以让企业员工的日程安排更加灵活,不再局限于地理位置空间的限制。

  李枫还在手机上下载了Outlook客户端(如前面所说,商业协作版提供Office四件套的移动端应用),毕竟笔记本电脑还没有那么便携,而手机简直已经是现代人身上的一个组成部分。同样利用Outlook客户端设置收发邮件,并进行Skype视频会议。

  Outlook手机客户端同样能够收到会议提醒——这种跨设备同步日程的功能是Exchange的“童子功”,可是市面上那些“免费企业邮箱”们提供不了的。点击Skype会议之后的“加入”按钮,就可进入Skype视频会议:

  在智能手机上安装了Skype for Business之后,会自动使用Skype加入会议。同时也提供两种选择:通过网络进行音频/视频会议;或者通过电话进行电话会议。

  除了电脑上可以进行演示之外,Skype手机客户端同样也可以进行PPT的演示,点击(从左至右)第三个按钮,可以选择向参会者演示PPT,注意屏幕左侧的“箭头”,这是下翻键,点击即可进入下一页PPT。手机上开视频会议,并演示PPT或者屏幕,这让企业员工的日程安排更加灵活,效率更高了。

  在李枫与陈主管讨论的时候,李枫觉得有必要也让张经理(Zhang Albert)参与此次讨论,直接点Skype窗口右上角的按钮就可以邀请新的成员加入进来。如下图,Zhang Albert已经加入了讨论。

协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

  这些功能已经让李枫很振奋了,基本能够解决李枫现在急切所需的团队协作能力,李枫决定购买这一服务了,何况还有1TB的Onedrive网盘,解决了李枫团队的文件共享与备份需求。当然李枫决定购买的并不是高级商业版,而是“Office 365商业协作版”,毕竟李枫已经购买了Office 2016,无需重复购买Office 365中的功能套件,而Word、Excel、PowerPoint和Outlook的移动版本也可以自由使用。

  32元?NO,每月仅16元!

  李枫立马打开微软商店,购买了“Office 365商业协作版”,每用户每月32元人民币,李枫在心里大致盘算了一下,除却车间工人不太需要之外,包括采购、销售在内,大约需要不到50个授权,每月费用不到1500元钱,这叫事儿吗?而带来的好处却显而易见!

  当然,李枫也在琢磨,假如有了资本的介入,未来公司的业务可以遍布全球,也不用考虑系统统一不统一、安全协作的问题!

  不过,亲爱的读者,李枫不能再等,您也无需再等:微软中国正在双十一大促,Office 365商业协作版在双十一结束前购买,每用户每月仅需要16元。

  我们并没有开玩笑,如果你仍有疑虑的话,请点击“阅读原文”,会有来自微软官方最权威的消息。如果你所在团队也如李枫那样经常有各自的日程安排,且又有强烈的协作需求,那么你一定不要错过!

  协作!我等不及了……你还要再等下去吗?

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