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利盟CEO的转型思考 探索大数据的时代背景

天极网办公外设频道 2013. 08. 15 作者:江继超 责编:江继超
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  【天极网办公外设频道8月15日消息】过去的工作,每天加班加点坐在公司;现在工作,家里、咖啡厅、甚至是公园,你可以在任意地点享受着移动办公的方便快捷。过去出行,地图、天气、攻略,无论怎么都难把准备工作做的面面俱到;现在出行,想要去哪,导航会提供你最优的路线,手机轻轻一按,各类美食尽在掌握之中。这还只是大数据时代其中的一个小小缩影,不难发现,无论你已是否准备好。大数据时代,乘着那片“云”,依然来临。

利盟CEO专访谈转型背景:大数据时代的思索

  面临着时代转型的重要时刻,利盟CEO回顾了如今大数据时代的时代背景。前不久,全球打印服务领域领先企业利盟董事长兼首席执行官Paul Rooke先生接受媒体专访时,谈论到当今的时代热点——大数据时代。在线如今的这个时代里,信息量正在呈现出一个爆炸性的增长,不管从种类还是数量上来看,都在前所未有的快速增加。除了信息以外,还有另外一个很重要的元素就是流程,信息和流程是结合在一起的,有些时候信息会驱动流程,有些时候流程要去使用这些信息和内容。

  说到大数据时代,在这里不得不提一个概念,那就是非结构化数据。信息按照它的格式大致分成两个类别,一类就是结构化的数据,另外一类是非结构化的数据。

  首先,结构化的数据是按照事先设计好的特定格式进行整理的数据。在企业内部,这些信息都是由核心系统进行管理的,比如ERP、SAP都是进行结构化数据管理的系统。而结构化信息是现在驱动企业业务流程的核心管理信息。另外,结构化数据是由事先设计好的结构化流程进行管理和使用。可能大家认为数字化的信息都是结构化的,但实际上绝大多数数字化的信息属于非结构化的信息,无法被直接使用。且当这些信息散落存储于电脑pad、手机等各种设备中,而且在多数情况下都互不兼容。以PPT为例,可能不同的人使用的格式都是不一样的,它无法很好的融合在一起。

  另一类非结构化信息就是纸张信息。在数字化设备非常丰富的今天,纸张还是非常重要的信息沟通工具,在很多业务流程当中担任很重要的角色。这里也举个简单的例子:比如说银行,大家现在去银行开户,像填写表格等都要用到很多纸张;如果大家去交付货物,也需要用纸张来确认。但是,大量使用纸张一则会产生浪费,二则很容易导致低效;完全依赖于纸张进行沟通的业务流程仍是现今很普遍的现象。

  非结构化信息造成企业内部沟通不畅 企业急需寻找有效的解决方案

    当前,在企业内部,非结构化信息比例高达80%以上,反观结构化数据,却只有很小的一席之地,绝大多数的信息都是非结构化,调研显示,由于结构化的信息系统只能管理结构化数据,大部分非结构化的信息都在核心系统掌控之外的,无法被管理和利用。

  信息化管理流程也是如此,目前企业中超过2/3的流程都是非结构化的,即通过纸张以手工或半手工的方式在进行管理。这些流程不能很好的融入于企业核心的管理系统,造成的低效和浪费不可估量。举个例子,零售企业在日常业务中会收到大量发票和销售合同等文档文件,格式不尽相同,如何迅速将其归档,纳为数字化信息?企业一般选择雇佣大批工作人员逐一录入,但所费成本不菲且出错率高。或者采用OCR等传统文字识别软件扫描进入系统,缺点是往往对文件格式有特殊的要求,无法应对非结构化数据多样性的问题。这样一来,问题从根本上没有得到解决。

  总的来说,我们看到的普遍现状是,企业的核心信息(少部分的信息)被结构化的核心系统进行管理,而在核心系统的外部还有大量的非结构化的信息,以数字化的、或纸张的等不同形式存在。这些非结构化信息同核心的结构化系统之间的交流是阻断的,这必将导致企业内部信息的不通畅。

  转型的重要性

  显而易见,非结构信息与非结构化流程造成企业内容的信息沟通不畅,从而会导致企业缺乏对问题的能见度,甚至在有些情况下出现失控,主要影响有以下几个方面。

  首先是客户服务。因为你不能及时看到客户那端是什么现状,出现了什么问题,无法就此提供相应的解决方案,所以导致对客户服务受到影响。

  其次是营业收入和利润。之前有提到过,数据显示2/3的企业不知道其在打印方面的支出,打印量是多少。如果在这方面进行优化和控制,可以增加企业利润,减少很多的浪费。

  最后丢失的是客户市场竞争力。结构化的系统只能“感觉”到一部分信息,然而大量非结构化信息能给企业提供很多的有价值的信息。如果不能对这些非结构化信息进行吸收和使用,会导致企业在适应市场变化方面变得迟缓,或者难以适应变化。

  大数据的演变发展是迅速的,而如果缺少了对非结构化信息的相应处理,使得非结构化信息与流程和企业的核心系统之间无法交流势必造成企业内部信息沟通的不畅,从而会导致企业缺乏对现状的能见度,甚至在有些情况下出现失控,造成客户服务满意度降低、营业收入及利润难以达成、整体市场竞争力下降等等问题。

  面对着大数据时代的悄然来袭,现在的非结构化信息管理并不乐观。我们必须有所改变,把结构化信息和非结构化信息连接起来,把使用这些信息的人、流程、应用全部连接起来,才能真正解决非结构化信息难题,打造信息通畅的企业环境!

作者:江继超责任编辑:江继超)
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